Reprographie : les éléments indispensables pour un bon contrat de maintenance !

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Publié le 06/02/2020

Reprographie : les éléments indispensables pour un bon contrat de maintenance !

Chaque entreprise doit disposer d’une solution adaptée à ses besoins en reprographie : imprimante, photocopieurs, simple ou multifonctions, en location ou acheté… Une fois votre choix fait, vous êtes évidemment soucieux de garder en bon état votre appareil et de limiter tout problème technique qui impacterait le bon fonctionnement de votre entreprise. Les appareils de reprographie étant de plus en plus sophistiqués, il est crucial de signer un contrat avec un professionnel. Dans cet article, nous avons décortiqué le contenu et la tarification d’un contrat pour vous éviter toute mauvaise surprise.

      Les éléments qui constituent le contrat

Tout d’abord, voici les éléments indispensables qui doivent apparaitre sur votre contrat :

  • la désignation du matériel concerné par le contrat,
  • la durée du contrat et l’entrée en vigueur de ce contrat,
  • les obligations de la société de maintenance et de l’entreprise cliente,
  • le tarif et les conditions financières ou tarifaires,
  • les conditions d’annulation ou de rétraction du contrat (préavis souvent de 3 à 6 mois, attention à la reconduction tacite !), les pénalités de fin de contrat anticipé.
      Le périmètre couvert par les contrats

Les contrats peuvent couvrir jusqu’à 4 domaines d’interventions distincts :

  • L’entretien régulier (installation, réglages, révisions régulières et maintenances …)
  • La fourniture des consommables : les pièces détachées, les cartouches ou toners (envoyés ou installés directement), hors papier et agrafes.
  • Le dépannage à distance (assistance client par téléphone, par internet, mise en réseau, formation des utilisateurs,…)
  • Les réparations si nécessaire (la main d’œuvre, le déplacement, les pièces, la reprise du matériel défectueux, …)
Chacun de ces points peut être optionnel, veillez donc à ce que chaque prestation dont vous avez besoin soit bien inclue dans le contrat que vous signez.

Les contrats peuvent courir sur 1 à 5 ans et sont proposés par les constructeurs ou les installateurs spécialisés. Par contre, il faut bien distinguer les contrats d’entretien des contrats de maintenance. Ils n’englobent pas les mêmes prestations. 

  • Le contrat d’entretien concerne, comme son nom l’indique, uniquement l’entretien de l’appareil pour prévenir les pannes. Il reste à votre charge l’achat des cartouches/toners, les pièces de rechange, les déplacements des techniciens, etc. De plus, lors de pannes de votre appareil, vous ne passez pas en priorité.
  • Le contrat de maintenance lui, comprend l’entretien ET le dépannage. En cas de panne, vous êtes prioritaire et les réparations sont prises en charge par votre contrat.
Ainsi, pour être serein, il parait important de signer un contrat de maintenance avec un professionnel. Celui-ci vous garantira le bon fonctionnement de votre appareil par son entretien régulier. Il limitera ainsi tous risques de dysfonctionnement. Et si malheureusement cela se présente, il pourra être très réactif et les réparations seront prises en charge grâce au contrat signé.

      La tarification

Le tarif peut varier en fonction de plusieurs paramètres : 

  • Appareil acheté ou loué
  • Type d’appareils (simple, multi-fonctions, …)
  • Copies noir & blanc, couleur ou les 2
  • Quota de pages comprises dans le forfait
  • Type de forfait (mensuel, trimestriel ou annuel)
Le plus souvent le prix est fixé sur un forfait mensuel en fonction du coût par page allant de 0,004€ à 0,10€/page. Attention le prix est en général multiplié par 10 entre le noir & blanc (NB) et la couleur (CL).

Exemple : pour un forfait de 32 000 pages NB à 0,005€ et 12 000 pages CL à 0,05€, cela vous coûtera 760€.

Soit vous avez signé un contrat avec un coût par page imprimée. Ainsi, à chaque fin de période, vous payez pour chaque page imprimée selon le tarif fixé dans le contrat.

Soit vous avez opté pour un nombre de pages par période. Alors, le forfait est obligatoirement dû à chaque fin de période, même si vous n’avez pas atteint votre quota. Pour les pages au-delà de ce quota, un autre prix est fixé. Il est inévitablement plus élevé que le prix par page de votre forfait. 

Petit conseil, paramétrez par défaut vos impressions en noir & blanc pour éviter toute mauvaise surprise à la fin du mois.

Le choix Haxoneo

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